Utdanningsetaten i Oslo kommune
Portal for karriere- og skolebesøk
En ny digital løsning forenkler påmelding, tildeling og oppfølging av karriere- og skolebesøk på videregående skoler i Oslo.
Netpower har levert:
Digital løsning for registrering av karriere- og skolebesøk
Utdanningsetaten i Oslo kommune ønsket å modernisere og effektivisere løsningen som håndterer elevers påmelding, tildeling og oppfølging i forbindelse med karriere- og skolebesøk på videregående skoler.
Den eksisterende applikasjonen opplevdes som tungvint, med mange klikk og uoversiktlige prosesser. Netpower fikk derfor i oppgave å utvikle en helt ny, brukervennlig digital løsning.
Tilpasset brukergrensesnitt
– Løsningen er utviklet for fire ulike brukergrupper, elev, rådgivere, VGS-kontakt og administrator, hver med egne visninger og tilgangsnivåer. Dette gir et ryddig og målrettet grensesnitt hvor brukerne kun ser funksjoner som er relevante for dem, forteller Netpowers prosjektleder, Gøril Silden Brekkhus.
- Elever får et enkelt grensesnitt der de kan registrere og prioritere ønsket studieretning, motta informasjon om tildelt kurs og levere evaluering etter besøket. All nødvendig informasjon samles på én oversiktlig side.
- Rådgivere får rask oversikt over skolens elever, inkludert påmeldingsstatus, oppmøte og merknader fra VGS-kontaktene. De kan filtrere, følge opp elever, eksportere lister og administrere brukere ved egen skole.
- VGS-kontakter administrerer sine kurs og hendelser, oppdaterer kapasitet og informasjon, ser hvilke elever som kommer, og registrerer oppmøte og merknader. De får et operativt grensesnitt som forenkler gjennomføringen av besøksdagen.
- Administratorer har full tilgang til alle funksjoner: opprette prosjekter og hendelser, styre tildeling, håndtere brukere og skoler, konfigurere meldinger og se aktivitetslogg. Grensesnittet er optimalisert for oversikt, kontroll og effektiv prosjektstyring.
Effektiv administrasjon av påmelding og tildeling
Et sentralt fokus i løsningen har vært å forenkle og effektivisere hele prosessen rundt karriere- og skolebesøk. Systemet gir administratorer full oversikt over prosjekter, påmeldingsstatus, kapasitet og elevprioriteringer. Det er enkelt å justere tilbud, sette opp hendelser og gjennomføre tildeling basert på definerte regler. Dette reduserer manuelt arbeid, gir bedre kontroll og sikrer en smidig og forutsigbar gjennomføring for både elever og deltakende skoler.
Automatisert og intelligent tildeling
Løsningen støtter en fullt automatisert tildelingsprosess der elever plasseres på kurs basert på forhåndsdefinerte regler. Algoritmen tar hensyn til elevønsker, skolens kapasitet, geografisk nærhet, tilgjengelige dager og behovet for å holde klasser samlet der det er mulig. Dette gir en rettferdig, effektiv og transparent fordeling, og reduserer tiden administratorer bruker på manuelle vurderinger.
Sømløs kommunikasjon og varslinger
Tidligere ble mye av informasjonsdelingen håndtert manuelt via e-post, noe som kunne føre til forsinkelser og manglende varsler. Det har derfor vært viktig å effektivisere kommunikasjonen.
– Løsningen er utviklet slik at en rekke hendelser automatisk trigger meldinger. Dette sikrer at brukerne får riktig informasjon til rett tid, uten manuelt arbeid, forklarer Brekkhus.
Typiske automatiske varsler sendes:
- Når påmeldingsperioden åpner eller nærmer seg slutten
- Når en elev har fått tildelt kurs
- Når elevbrevet er klart
- Påminnelser før besøksdagen
- Varsler om evaluering etter gjennomført kurs
Integrasjoner sikrer datakvalitet
– Løsningen er integrert mot Feide for sikker innlogging og IST Everyday for automatisk synkronisering av elever og skoler. Dette sikrer at informasjonen i systemet alltid er korrekt og oppdatert, uten manuelle importer, dobbeltregistreringer eller risiko for utdaterte data. Integrasjonene reduserer feil, sparer tid og gir et stabilt og pålitelig grunnlag for hele tildelings- og administrasjonsprosessen, sier Brekkhus.
All drift foregår i Netpowers datasenter i Norge for høy ytelse og datasikkerhet.
Løsningen har forenklet karriere- og skolebesøk
Løsningen har gjort administrasjonen av karriere- og skolebesøk betydelig enklere for Utdanningsetaten og alle involverte aktører.
Administratorer får bedre oversikt, raskere tildeling og langt mindre manuelt arbeid. Strømlinjeformede prosesser og tydelig datavisning gjør det enklere å håndtere både store elevmengder og komplekse tildelingsregler.
Elevene møter et sømløst og intuitivt grensesnitt som samler hele prosessen fra påmelding til evaluering på ett sted. Dette gir en tryggere og mer forutsigbar opplevelse.
Samtidig har rådgivere og VGS-kontakter fått bedre verktøy for oppfølging og oversikt. Filtrering, eksportmuligheter og enkel oppmøteregistrering gjør arbeidet mer strukturert og styrker samarbeidet mellom skolene.
Med automatisk oppdaterte elev- og skoledata og tydelige rollebaserte tilganger har løsningen etablert en helhetlig, datadrevet og forutsigbar arbeidsflyt som forenkler hverdagen for alle parter.