Funksjoner

Verktøy for kvalitets- og forbedringsarbeid

Netpower Kvalitet består av seks hovedverktøy for kvalitets- og forbedringsarbeid.

Hvert verktøy består av omfattende funksjonalitet, og har store konfigurasjonsmuligheter for å kunne tilpasses virksomhetens arbeidsprosesser og tilgangsstyring. Klikk på lenkene for å lese mer.

→ Prosesser

Prosesser

Sorter prosesser i kategorier og nivåer (ledelsesprosesser, kjerneprosesser og støtteprosesser).
Modelleringsverktøy for prosesslandskap, prosesskart og arbeidsflyt.
Modelleringsverktøy basert på BPMN.
Koblinger til annen relevant dokumentasjon: prosedyrer, rutiner, maler, sjekklister, bilder, video, avvikskategorier m.m.
Koblinger til andre funksjoner i Netpower Kvalitet som risikovurdering og avvikskategorier.
Send prosesser på høring internt før godkjenning.
Prosesser må godkjennes før de blir tilgjengelige for virksomheten.
Opprett leselister og dokumenter at prosessen er gjennomgått via lesekvittering.
Revisjonsfrister og versjonskontroll.
Mulighet for å skjule prosesser for utvalgte brukere.
Gode søkefunksjoner på tvers av innhold.

Endringslogg med sporbarhet.
E-postvarslinger og påminnelser.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.
Konfigurerbare rapporter.
Ferdig integrasjon til Microsoft SharePoint via webparts.

Dokumenter

Produser dokumenter direkte i løsningen (HTML) eller last opp egne filer.
Avansert teksteditor for formatering av innhold.
Opprett dokumentmaler og dokumenttyper som er tilpasset virksomhetens behov.
Definer egne søkeord og metadata for dokumenter.
Sorter dokumenter i ønsket mappestruktur.
Koble dokumenter til prosesser.
Send dokumenter på høring internt før godkjenning.
Dokumenter må godkjennes før de blir tilgjengelige for virksomheten.
Opprett leselister og dokumenter at innholdet er gjennomgått via lesekvittering.
Virksomheter med flere underavdelinger eller datter- og søsterselskap kan skille mellom master-dokumenter og tilpassede versjoner på underordnet nivå.
Revisjonsfrister og versjonskontroll.
Mulighet for å skjule dokumenter for utvalgte brukere.
Gode søkefunksjoner på tvers av dokumenter og ned på mappenivå.

Endringslogg med sporbarhet.
E-postvarslinger og påminnelser.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.
Konfigurerbare rapporter.
Ferdig integrasjon til Microsoft SharePoint via webparts.

Avvik

Opprett ønskede avviks- og rapporteringskategorier:
- Kvalitetsavvik
- HMS-avvik
- Forbedringsforslag
- Varsling om kritikkverdige forhold
- Med mer
Egendefinerte skjemaoppsett for rapportering/innmelding.
Ansatte rapporterer saker og kan legge til nødvendig dokumentasjon.
Saker rutes til forhåndsdefinert saksbehandler basert på sakens kategori.
Innmelder blir varslet når saken tildeles en saksbehandler.
Innmelder blir varslet når saken lukkes og saksbehandler kan velge om konklusjonen skal sendes til innmelder.
Saksbehandling benytter rotårsaksanalyse med «5 x hvorfor»-metode.
Saker eskaleres oppover i virksomheten ved manglede behandling.
Saksbehandler kan opprette oppgaver som må gjennomføres for å behandle saken.
Saksbehandler oppretter tiltak som må gjennomføres for å lukke saken.
Saksbehandler kan tildele oppgaver og tiltak til alle i virksomheten. Mottaker vil da bli varslet med en e-post og får lenke til et område hvor tildelte oppgaver og tiltak kan besvares, dokumenteres og lukkes.
Saksbehandler vil til enhver tid ha oversikt over hvor mange saker som er åpne, hvor mange saker som har passert behandlingsfristen, samt hvor mange oppgaver og tiltak som ikke er fullført og lukket.

Endringslogg med sporbarhet.
E-postvarslinger og påminnelser.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.
Konfigurerbare rapporter.
Ferdig integrasjon til Microsoft SharePoint via webparts.

Risiko

Alle stegene i risikoarbeid gjennomføres i løsningen:
- Planlegging
- Risikoanalyse
- Risikoevaluering
- Risikostyring
Løsningen konfigureres og tilpasses virksomhetens overordnede risikostrategi.
Virksomhetens risikoområder kan forhåndsdefineres med relevante konsekvensområder, akseptansenivå og hendelser som skal risikovurderes.
Muligheten for forhåndsdefinerte oppsett effektiviserer analysearbeidet og lar ansatte arbeide innenfor rammene som er satt for virksomhetens ulike risikoområder.
Stegene og innholdsfeltene har rikelig med hjelpetekster slik at ansatte som ikke har risikoarbeid som sitt daglige virke også kan gjennomføre risikoanalyser på en effektiv måte. Hjelpetekstene kan tilpasses av virksomheten.
Flere deltakere i virksomheten kan bidra i de ulike stegene av risikoarbeidet gjennom tilpassede roller og tilganger.
Analysearbeidet følger prosess for årsaksanalyser hvor flere årsaker til en hendelse vurderes hver for seg.
Mulighet for enkel analyse med én-til-én-relasjon mellom hendelse/fare og årsak.
Akseptanse for risiko settes for hvert konsekvensområde og kan låses for et helt risikoområde.
Matriser for sannsynlighet og konsekvens kan settes til 5×5 eller 4×4.
Tiltak som allerede er iverksatt i virksomheten kan kobles til hendelser, slik at man kan ta høyde for dette i analysearbeidet.
Risiko presenteres både i matrise- og tabellformat.
Med identifiserte tiltak skal sannsynlighet evalueres på ny. Egne visninger synliggjør endringer fra initiell til revurdert risiko.
Analyseresultat, forslag til tiltaksplan og konklusjon overføres til leder/risikoeier for styring av risiko.
I styringsfasen av arbeidet kan leder/risikoeier utføre følgende:
- Prioritere tiltak for iverksetting.
- Akseptere restrisiko.
- Delegere ansvar for gjennomføring av tiltak.
- Sette frister for tiltak og oppfølging av tiltak.
- Føre kostnader forbundet med implementering av tiltak.
- Se status og fremdrift for hvert tiltak.
Risikoanalysen kan lukkes eller markeres som fullført når risikoeier har fulgt opp effekten av iverksatte tiltak, kvittert ut restrisiko og utformet en konklusjon for arbeidet.

Endringslogg med sporbarhet.
E-postvarslinger og påminnelser.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.
Konfigurerbare rapporter.
Ferdig integrasjon til Microsoft SharePoint via webparts.

Planlegger

Et verktøy for overordnet planlegging og oversikt over planlagte aktiviteter i virksomheten.
Et felles verktøy for planlegging både på ledelsesnivå og nedover i fagmiljøene og avdelingene.
Lag planer for et helt kalenderår eller planer med en tidsbegrenset varighet.
Velg inndeling av plan etter måned, kvartal, tertial eller skoleår.
Aktiviteter kan vises i tabellformat eller visualiseres i et årshjul.
Administrator/eier av planen velger om aktivitetene skal være synlige for hele virksomheten eller for utvalgte roller eller avdelinger.
Hver aktivitet har én ansvarlig, men man kan opprette flere oppgaver per aktivitet.
Oppgaver kan kobles til prosesser, dokumenter, avvikskategorier, risikoanalyser og sjekklister.
Ansvar for gjennomføring oppgaver kan tildeles til flere personer.
Alle ansvarlige kan kvittere for utførte oppgaver.
Ved å dele planer i virksomheten får ansatte oversikt over interne aktiviteter som er relevant for deres stilling, uten at de deltar i dem selv, som for eksempel revisjoner, budsjettering, kampanjer, konferanser etc.
Velg om planen skal være gjentakende for ett eller flere år.
- Ved gjentakelse kan man endre aktiviteter og oppgaver, enten for gjeldene år eller for hele serien.
Opprett enkeltoppgaver uten å koble dem til en spesifikk plan eller aktivitet.

Endringslogg med sporbarhet.
E-postvarslinger og påminnelser.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.
Konfigurerbare rapporter.

Sjekklister

Utforming og utfylling av digitale sjekklister.
Fleksibilitet i utforming gir sjekklistene mange bruksområder:
- SJA
- Utsjekk av utstyr
- Vernerunder
- Onboarding av ansatte
- Intern revisjon
- Kvalitetskontroll av produkter eller tjenester
- Kvalitetssikring av interne prosesser og prosedyrer
Sjekklistene kan tas i bruk på tvers av hele systemet, dvs. at de kan kobles til prosesser, prosedyrer, oppgaver m.m.
Ansatte som arbeider i felt, fyller ut sjekklister på mobil.
Sjekklister kan deles som lenke, eller på e-post
Ansatte har en oversikt over egne utfylte sjekklister, og administrator kan se alle utfylte sjekklister.
Ansatte kan sammenligne egne sjekklister for å se hva de har svart tidligere. De kan også se hva andre har svart, hvis det er tillatt for den aktuelle sjekklisten.
Administrator kan hake av på ønsket antall sjekklister og sammenstille svarene, der kan man også se hvem som har svart hva.
Svar fra sjekklister kan presenteres i grafer, for enkel oversikt og statistikk.
Alle data fra sjekklister kan eksporteres til Excel for ytterligere dataanalyse.
Detaljert tilgangsstyring for brukere, superbrukere og admin.