eHåndbok for dokumentstyring i helsesektoren

eHåndbok i Netpower Kvalitet

Dokumentmodulen i Netpower Kvalitet er kjernen i kvalitetsstyringssystemet og samler virksomhetens interne prosedyrer, retningslinjer, rutiner og annen styrende dokumentasjon på ett sted.

I mange år har løsningen vært brukt av store virksomheter i helsesektoren, der den omtales som eHåndbok, et begrep med lang historikk i sektoren. eHåndboken i Netpower Kvalitet fungerer som virksomhetens digitale oppslagsverk for både praktiske arbeidsrutiner og annen styrende dokumentasjon som danner grunnlaget for drift, internkontroll og systematisk kvalitetsarbeid.

Viktige funksjoner i eHåndboken

For å støtte kravene til dokumentstyring, internkontroll og kvalitet i helsesektoren, dekker eHåndboken i Netpower Kvalitet hele livsløpet til styrende dokumenter – fra utarbeidelse, intern høring og godkjenning til publisering, bruk og revisjon. Løsningen tilbyr blant annet:

Fleksible og tilpassede dokumentmaler for ulike typer prosedyrer, retningslinjer og instrukser, slik at dokumentasjonen blir mer enhetlig og enklere å vedlikeholde.
Godkjenningsflyt og tydelige roller for hvem som kan redigere, kvalitetssikre, godkjenne og publisere dokumenter.
Avansert rolle- og tilgangsstyring, som kan kobles mot virksomhetens AD/Entra ID, slik at ansatte automatisk får tilgang til riktig innhold basert på rolle og enhet.
Skjerming av sensitiv informasjon, slik at deler av innholdet kun er tilgjengelig for definerte roller eller brukergrupper.
HTML-baserte og søkbare dokumenter, kombinert med mulighet for opplasting av ulike filformater og lenker til eksterne ressurser.
Endringsoppsummeringer, som gir brukerne rask oversikt over hva som er nytt eller endret i et dokument.
Leselister med kvittering, der ledere kan pålegge ansatte å lese utvalgte dokumenter og få dokumentert at dette er gjennomført.
Revisjonsfrister og automatiske varslinger, slik at dokumenter ikke blir liggende utdatert uten at ansvarlige blir fulgt opp.
Offentlig dokumentportal for ekstern publisering av utvalgte dokumenter, slik at prosedyrer, retningslinjer og annen informasjon kan deles på nett – uten innlogging.

Omfang og bruk av eHåndboken i helsesektoren

Tall fra de store helsevirksomhetene som bruker eHåndboken i Netpower Kvalitet, viser at løsningen ikke er et passivt dokumentarkiv, men et oppslagsverk som brukes aktivt og daglig av ansatte.

Brukstallene viser høy aktivitet, med tusenvis av dokumentåpninger daglig og et stort antall unike brukere over tid. Dette bekrefter eHåndbokens rolle som en sentral arbeidsflate for styrende dokumentasjon, både for klinisk personell, ledere og støttefunksjoner.

Eksempler på dokumentomfang og publisering:

Virksomhet	Interne dokumenter	Offentlige dokumenter
Oslo universitetssykehus HF	ca. 33 000	ca. 8 000
Vestre Viken HF	ca. 18 000	ca. 8 000
Helse Fonna HF	8 000+	ca. 500
Lovisenberg Diakonale Sykehus	ca. 3 500	0*

* I skrivende stund har ikke Lovisenberg Diakonale Sykehus aktivert en offentlig dokumentportal, men de planlegger å dele rundt 350 dokumenter på nett.

ehåndbok for dokumentstyring i helsesektoren

Offentlig dokumentportal – kontrollert deling av styrende dokumentasjon

Mange virksomheter har behov for å gjøre deler av dokumentasjonen tilgjengelig for eksterne brukere, samtidig som de ønsker full kontroll på innhold, versjoner og publisering. Med offentlig dokumentportal kan utvalgte dokumenter fra eHåndboken publiseres i en egen, åpen eHåndbok-portal som er tilgjengelig via nettleser, uten krav til innlogging. Dokumentene vedlikeholdes, godkjennes og revideres fortsatt i den samme løsningen, før de publiseres til den offentlige portalen.

I helsesektoren brukes dette blant annet til å dele pasientrettede prosedyrer, informasjon om tjenester, samarbeidsrutiner med fastleger og andre aktører, samt retningslinjer som skal være offentlig tilgjengelige. Når dokumentene oppdateres i eHåndboken, oppdateres de også automatisk i den offentlige portalen, noe som reduserer risikoen for at utdatert informasjon blir tilgjengelig eksternt.

Den offentlige dokumentportalen i Netpower Kvalitet gir dermed trygg offentlig tilgjengeliggjøring og deling av dokumenter, med full sporbarhet og revisjonskontroll ivaretatt i Netpower Kvalitet.

Erfaringer fra Oslo universitetssykehus

Oslo universitetssykehus (OUS) ble dannet i 2009 gjennom fusjonen av Rikshospitalet, Ullevål universitetssykehus og Aker universitetssykehus. Sykehuset er Europas største med 24.000 ansatte.

eHåndboken i en stor og kompleks organisasjon

OUS har brukt Netpower Kvalitet til effektiv dokumentstyring og kontroll siden 2010, og viser en moden og gjennomtenkt bruk av eHåndboken. Med et dokumentgrunnlag på flere titalls tusen interne dokumenter og daglig bruk fra mange tusen ansatte, fungerer løsningen som en sentral kunnskapsplattform på tvers av fag, roller og lokasjoner.

Bruken er høy gjennom hele året, med kontinuerlige oppslag i dokumenter som inngår direkte i både klinisk og administrativ arbeidshverdag.

Opplæring og rolleforståelse som nøkkel til god systembruk

Ved OUS er det lagt stor vekt på opplæring i bruk av eHåndboken, og det er etablert en egen intern støttefunksjon som bidrar til å bygge kompetanse hos brukerne over tid. Erfaringene viser at hvordan støtte og veiledning gis, har stor betydning for om ansatte blir trygge og selvstendige i bruken av systemet.

I stedet for å løse oppgaver på vegne av brukerne, har fokuset i stor grad vært på å forklare hvordan ulike roller skal arbeide i løsningen og hvordan oppgaver utføres riktig. Dette har bidratt til god rolleforståelse, høyere kvalitet i bruken av systemet og en tydelig reduksjon i antall supportsaker over tid.

Aktiv bruk og høy samhandling med innholdet

Bruksstatistikk viser at eHåndboken benyttes av mange tusen ansatte, med daglig oppslag i flere tusen dokumenter. Data fra OUS viser også at løsningen ikke bare besøkes, men brukes aktivt gjennom hele året.

Tallene indikerer høy grad av samhandling med innholdet, der ansatte navigerer mellom sider, åpner dokumenter, benytter søk og følger strukturen i håndboken – fremfor å hente enkeltdokumenter isolert.

Når opplæring bidrar til etterlevelse av kvalitet i praksis

Opplæring handler imidlertid ikke bare om å lære å bruke selve systemet, men om å sikre at kvalitetsarbeidet faktisk etterleves i praksis på tvers av hele organisasjonen. Ved OUS er eHåndboken tett koblet til e-læringskurs og kompetanseplaner knyttet til ulike roller, slik at ansatte får opplæring i både ansvar og arbeidsprosesser – ikke bare i funksjoner i løsningen.

For å sikre kvalitet i dokumentarbeidet må ansatte som skal ha skrivetilgang gjennomføre obligatorisk opplæring før tilgang gis. I tillegg brukes sjekklister i dokumentene for å støtte korrekt gjennomføring av sentrale oppgaver i arbeidshverdagen, og det anbefales repetisjon kort tid etter kurs for å sikre at kunnskapen omsettes til praksis.

OUS sin offentlige dokumentportal: En nasjonal referanse for prosedyrer og faglig praksis

Den offentlige dokumentportalen ved OUS brukes ikke bare internt, men er også aktivt benyttet av andre aktører i helsesektoren. Helsepersonell over hele landet kan søke opp hvordan OUS arbeider med ulike prosedyrer, behandlinger og inngrep, og bruke dette som veiledning i eget arbeid. På denne måten fungerer OUS i praksis som en nasjonal referanse for utforming av prosedyrer, innhold i rutiner og faglig praksis innen en rekke områder.

Dette henger tett sammen med rollen Oslo universitetssykehus har innen medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge. Som universitetssykehus bidrar OUS i stor grad til utvikling av faglige standarder, og gjennom offentlig tilgjengelig dokumentasjon kan denne kunnskapen deles bredt i sektoren – på en strukturert, kvalitetssikret og oppdatert måte.

Se OUS sin offentlige del av eHåndboken her: ehandboken.ous-hf.no

Samlet sett viser erfaringene fra OUS hvordan eHåndboken kan brukes som et aktivt verktøy for kompetansebygging, kvalitet og effektiv drift – ikke bare som et sted der dokumenter lagres.

Fra dokumentasjon til kvalitet i praksis

I komplekse organisasjoner er god dokumentstyring en forutsetning for god og effektiv ledelse.

Erfaringer fra helsesektoren viser at verdien av eHåndboken virkelig realiseres når den er en naturlig del av arbeidshverdagen, der ansatte enkelt finner gjeldende rutiner og opplæring er tett knyttet til den styrende dokumentasjonen.

Over tid bidrar dette til felles praksis, færre feil og bedre grunnlag for forbedring – og erfaringene fra blant annet Oslo universitetssykehus viser at riktig struktur, tydelige roller og aktiv bruk gir varige gevinster for hele organisasjonen.