Kvalitetsstyring med et sentralt rammeverk og lokale tilpasninger

Når flere virksomheter skal dra nytte av samme kvalitetsrammeverk

I konsern og større virksomheter med egne HMSK-ressurser finnes det som regel etablerte strukturer og omfattende dokumentasjon i styringssystemet. Utfordringen er ofte å sikre at dette innholdet er tilgjengelig og enkelt å ta i bruk for alle deler av organisasjonen – på tvers av avdelinger og forretningsenheter.

I allianser og bransjesamarbeid er utgangspunktet ofte et annet. Her består samarbeidet gjerne av virksomheter med begrenset kapasitet til å utvikle og vedlikeholde et fullverdig kvalitetssystem på egen hånd. Behovet er derfor tilgang til ferdige strukturer, malverk og anbefalte arbeidsmetoder som kan brukes som utgangspunkt i egen virksomhet.

Begge situasjoner krever en løsning som gjør det mulig å dele kvalitetsinnhold på en strukturert måte, samtidig som hver virksomhet kan tilpasse systemet til egne forhold og sitt eget ansvar.

Støtte for felles kvalitetsrammeverk med lokale tilpasninger

Certain QMS er utviklet for å støtte begge disse scenarioene. Løsningen kan brukes både i organisasjoner der felles kvalitetsrammer er fastsatt sentralt, og i samarbeid der selvstendige virksomheter har blitt enige om å utvikle og bruke felles strukturer, malverk og arbeidsmetoder for kvalitetsstyring.

Én masterløsning – separate kvalitetssystemer

Det etableres en sentral «masterløsning» som fungerer som felles kvalitetsrammeverk med struktur, malverk og anbefalt oppsett for kvalitetsstyringssystemet. Innholdet i masterløsningen utvikles og vedlikeholdes av en sentral HMSK-funksjon eller en arbeidsgruppe med representanter fra de ulike virksomhetene.

Hvert selskap får sin egen installasjon av Certain QMS, som er basert på masterløsningen og integrert med den. Det gir felles struktur og innhold, samtidig som hvert selskap har egne brukere, egne data og fullt eierskap til sitt eget kvalitetsarbeid.

Slik kan flere virksomheter jobbe etter samme kvalitetsrammer, samtidig som systemet kan tilpasses lokal drift.

certain qms quality management team working together

Slik fungerer det

Masterløsningen i Certain QMS kan konfigureres og tilpasses på flere nivåer, og fungerer både som en mal for systemoppsett og som et felles utgangspunkt for styrende dokumenter. Disse to delene håndteres litt ulikt.

Masterløsning som mal for systemstruktur og moduler

Certain QMS består av flere moduler for kvalitetsstyring, der masterløsningen kan inneholde ferdige oppsett, struktur og malverk, for eksempel for:

Dokumentstruktur og mappestruktur
Prosesser og arbeidsflyt
Avviksbehandling og kategorisering
Risikoanalyser og risikomaler
Sjekklister
Årshjul og planlagte aktiviteter

Når en lokal installasjon opprettes, kopieres dette oppsettet fra masterløsningen og brukes som utgangspunkt for virksomhetens eget kvalitetssystem.

Etter at den lokale installasjonen er etablert, står virksomheten fritt til å:

endre strukturer
justere prosesser
legge til eller fjerne innhold
tilpasse systemet til egen drift

Dersom det senere gjøres forbedringer eller endringer i masteroppsettet, kan disse overføres til lokale installasjoner ved behov, men dette gjøres som en styrt oppdatering, initiert av systemadministrator.

Dette gir virksomheten full kontroll over eget kvalitetssystem, samtidig som man kan velge å ta i bruk forbedringer som utvikles sentralt.

Styrende dokumenter: kontinuerlig synk og lokal utvidelse

For styrende dokumenter er løsningen mer dynamisk, nettopp fordi dette er innhold som ofte må holdes oppdatert på tvers av virksomheter.

Dokumenter som forvaltes i masterløsningen deles med lokale installasjoner gjennom en kontinuerlig synkronisering. Systemet sjekker med faste intervaller om det finnes nye eller reviderte dokumenter som skal gjøres tilgjengelig lokalt.

Eksempler på styrende dokumenter som ofte forvaltes sentralt:

Overordnede policyer for kvalitet, HMS og internkontroll
Felles prosedyrer for avvikshåndtering og forbedringsarbeid
Retningslinjer for risikovurdering og bruk av risikomatriser
Krav til dokumentasjon, sporbarhet og arkivering
Beredskapsprosedyrer og varslingsrutiner
Rutiner for opplæring og kompetansesikring
Revisjonsprogram og metodikk for interne revisjoner
Retningslinjer for leverandøroppfølging og innkjøp
Maler for arbeidsinstrukser og sjekklister

Når dokumentasjon oppdateres sentralt:

blir lokale brukere varslet via e-post
får de beskjed om hvilke dokumenter som er nye eller endret
og kan vurdere om lokale tilpasninger må oppdateres

Samtidig står hver virksomhet fritt til å legge til egne lokale dokumenter som ikke er koblet til masterløsningen.

Slik fungerer lokale utvidelser i styrende dokumenter

For dokumenter som kommer fra master, brukes en enkel og tydelig modell for lokal tilpasning:

Selve hoveddokumentet er låst for redigering, men det finnes et eget felt for lokale presiseringer og tillegg. Når dette brukes, omtales dokumentet som et utvidet dokument.

På denne måten bevares:

felles formuleringer og krav i hoveddokumentet
samtidig som lokal praksis kan dokumenteres tydelig og korrekt

certain qms eksempel på styrende dokument med lokal tilpasning

Eksempel på et styrende dokument der hovedinnholdet forvaltes sentralt, mens lokale presiseringer legges inn i eget felt som del av et utvidet dokument.

To formål – én løsning

Masterløsningen i Certain QMS støtter dermed to ulike behov:

som mal for systemoppsett og kvalitetsstruktur, der lokale installasjoner bygges på et felles utgangspunkt
og som felles kilde for styrende dokumenter, med løpende oppdatering og tydelig håndtering av lokale tilpasninger

Dette gir både fleksibilitet i systembruk og trygghet for at felles krav og prosedyrer faktisk kan holdes oppdatert på tvers av virksomheter.