Kulturtanken

Fag- og portalsystem

Med en ny digital plattform har Kulturtanken gjort Den kulturelle skolesekken (DKS) enklere å administrere og mer tilgjengelig for brukerne.

Kulturtanken er ansvarlig for DKS

Kulturtanken er den statlige etaten som har ansvar for å utvikle, samordne og forvalte kunst- og kulturfeltet for barn og unge i Norge, og har ansvaret for Den kulturelle skolesekken (DKS). Ordningen sørger for at rundt 900 000 elever hvert år opplever kunst og kultur på sin skole eller hos en kulturinstitusjon. Arrangementene representerer de seks kunst- og kulturuttrykk i DKS: litteratur, film, scenekunst, kulturarv, visuell kunst og musikk.

I 2018 fikk Netpower oppdraget med å utvikle et helt nytt fag- og portalsystem som skulle effektivisere den administrative håndteringen av DKS. Ett år senere ble første versjon lansert. Løsningen har siden fått jevnlige oppdateringer med ny og spennende funksjonalitet og kontinuerlige forbedringer.

Et nytt fag- og portalsystem

Rapporten «Utredning av administrativt system for Den kulturelle skolesekken» (Rambøll, 2015) pekte på flere utfordringer i ordningen med DKS og konkluderte med at det var et behov for et administrativt system som understøtter prosessene i den landsomfattende ordningen. Da Netpower ble valgt som leverandør, ble fokuset derfor å utvikle et helhetlig system som kunne håndtere alt på ett sted, fra digitale søknader og planlegging til rapportering og evaluering, alt tilpasset mange og ulike brukergrupper.

Forenklet søknadsprosess

Tidligere måtte utøvere søke fylke for fylke, med ulike prosesser, skjema og frister. Med den nye portalen kan en utøver sende én søknad som kan sendes til alle fylker og utvalgte kommuner samtidig. Det sparer både tid og ressurser, og gir de ulike DKS-enhetene et rikere utvalg av produksjoner å velge mellom.

– Det har ført til en betydelig økning i antall forslag. Et luksusproblem for de som planlegger kulturelle aktiviteter, og en stor gevinst for DKS som helhet, sier Gøril Silden Brekkhus, prosjektleder i Netpower. 

Turnéplanlegging fra start til slutt

Når alle forslag er mottatt, starter DKS-enhetene i både fylker og kommuner planlegging av neste skoleårs arrangementer. Gjennom portalen kan planleggerne velge ut hvilke forslag som går videre til produksjoner. Vedtak fattes og vedtaksbrevene sendes ut, og avtaler inngås med de aktuelle utøverne.

Portalen gir et helhetlig verktøy for å sette opp turneer, fra tildeling av klasser til logistikk og budsjett. Planleggerne kan se kapasitet, unngå dobbeltbookinger, legge inn transport og tilpasse turneer basert på kriterier som sted, varighet, kategori og reisetid. Varslingsfunksjoner hjelper dem å oppdage og løse konflikter, for eksempel dersom to klasser tildeles ulike arrangementer samtidig. Dermed får de bedre kontroll og oversikt, samtidig som turneene blir enklere å koordinere på tvers av kommuner og fylker. Det finnes også veivisere og forenklede skjemaer for planleggere som bare legger inn noen få turneer i året, slik at systemet er tilpasset både dem som bruker det daglig og de som trenger det mer sporadisk.

Kulturkontakter, lærere og skoleadministrasjon kan enkelt logge inn med Feide for å få oversikt over skolens tilbud. Her kan de se hvilke produksjoner skolen har fått tildelt, samt melde seg på bestillingstilbud.

Utøverne, som nå har fått en enklere måte å sende inn forslag på, kan i utøverportalen følge status på forslagene sine. Her finner de også oversikt over tildelte turneer og kan godkjenne disse før oppstart. All nødvendig informasjon om turneen ligger tilgjengelig, og utøverne kan ha direkte dialog med planleggerne for hver enkelt turné. Alt dette kan utøver finne i utøverportalen på nett, men også i en egen app.

For lærere og skoleadministrasjonen har planleggingen blitt langt mer oversiktlig, fra enkel innlogging via Feide til rask tilgang på relevant informasjon om produksjoner, påmeldinger og praktiske detaljer rundt skolebesøk.

I tilknytning til portalen er det utviklet egne WordPress-sider for DKS, bestående av en hovedside og flere undersider for ulike enheter. Disse sidene følger en felles designmal og er sømløst integrert med portalen, både visuelt og teknisk, slik at brukerne opplever en helhetlig og sammenhengende løsning på tvers av innhold og funksjonalitet.

– Portalen tilrettelegger dermed for hele arbeidsflyten, fra utøvernes forslag til ferdig turné, og skaper en felles plattform som gjør samarbeidet mellom utøvere, planleggerne og skoler både enklere og mer effektivt, forklarer Brekkhus.

Oversiktlig rapportering og statistikk

Portalen gir årlig oversikt over aktiviteten i hver enkelt DKS-enhet, med rapportering på blant annet antall turneer, arrangementer, deltakere og eventuelle avlysninger. For enheter som ikke bruker portalen til turnélegging, finnes det en enkel løsning for å registrere aktivitet manuelt. Sammen med et eget rapporteringsskjema danner dette grunnlaget for den samlede årsrapporten, som videre benyttes i rapporteringen til Kulturdepartementet.

Elevtilbakemeldinger samles inn gjennom et digitalt verktøy som er utviklet for å være både tilgjengelig og engasjerende. For elevene innebærer det å reflektere over opplevelsen de har deltatt på, mens lærere, kulturkontakter og utøvere gir tilbakemeldinger fra sine perspektiver. Samlet gir dette verdifull innsikt i hvordan turneen er blitt mottatt og opplevd, et viktig grunnlag for kvalitets- og videreutvikling av Den kulturelle skolesekken.

Sømløse integrasjoner

Det nye fag- og portalsystemet er utviklet for å samspille godt med andre løsninger. Viktige integrasjoner inkluderer:

• Feide: Enkel og sikker innlogging for lærere og skoler.
• TONO: Automatisk rapportering av musikkbruk og rettighetsavklaringer.
• Åpent API: Muliggjør datautveksling og innovasjon fra tredjepart (f.eks. læringsopplegg).
• Fint: Henter elevtall i klasser og faggrupper i videregående skole.
• Imageshop: DAM-løsning for bildehåndtering.
• KS Fiks: Arkivering i kommunes arkivsystem.

Løsningen består av en moderne og skalerbar arkitektur bygget på Symfony (PHP) og React, med GraphQL for effektiv dataflyt. Systemet kjører i Google Cloud med Kubernetes og Docker for fleksibel drift, og benytter blant annet Elasticsearch for raske søk og RabbitMQ for meldingshåndtering. Datagrunnlaget ligger i MySQL. WordPress benyttes parallelt for publisering av innhold, og en tilhørende mobilapp er utviklet for både Android (Kotlin/Java) og iOS (Objective-C), med Firebase som støtte for varslinger og analyse.

Tydelige resultater

Systemet har hatt stor suksess og ført til betydelige forbedringer i form av en felles infrastruktur for hele Den kulturelle skolesekken og Kulturtanken.

Økt automatisering og effektivisering

Ved å digitalisere arbeidsprosessene for administrasjon og rapportering har man effektivisert det daglige arbeidet. Data samles automatisk, og rapportering blir enklere og mer effektiv.

Økt brukervennlighet og tilgjengelighet

Løsningen har gjort det lettere for lærere og elever å finne informasjon om kulturelle produksjoner i sitt fylke eller kommune. Brukere kan enkelt melde seg på arrangementer gjennom skoleportalen, og hele systemet er optimalisert for bruk på mobil, nettbrett og PC.

Dette sier seniorrådgiver i Kulturtanken, Karlina Fierro Nordgreen, om prosjektet:

– Netpower AS hadde gjennom flere år opparbeidet seg inngående kunnskap om DKS-ordningen med bakgrunn i deres tidligere prosjekter. Derfor kunne vi raskt starte utviklingen av DKS-portalen, noe som var veldig positivt for Kulturtanken og DKS-ordningen! Vi har hatt et fruktbart samarbeid som har bidratt til å videreutvikle en portal som dekker flere sektorer og favner et stort mangfold av brukergrupper. Vi verdsetter den tette dialogen og det innovative miljøet som har gjort det mulig å skape gode digitale løsninger for alle involverte parter.

Satser videre

Prosjektet stopper ikke her. Det er særlig to satsingsområder fremover:

– Kulturtanken ser hele tiden på hvordan løsningen kan videreutvikles. Nå er det spesielt KI og journalføring som kan løfte systemet enda et hakk, men dette vurderes kontinuerlig, avslutter Brekkhus.

Opplæring i DKS.